Um outro modo de construir Karrabirdts | Another way to build Karrabirdts

Atenção: este artigo está muito defasado em relação à forma como Shaba Piffer constrói Karrabirts atualmente.
Attention: this article is very out of date with how Shaba Piffer currently builds Karrabirts.

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Ficha de Contribuição #ShabaPiffer-01
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Um outro modo de construir Karrabirdts
Por Shaba Piffer
Última revisão: 26 de Abril de 2015
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RESUMO: Sugestões de como tornar o processo de categorização de tarefas mais simples e objetivo a partir da identificação da tarefa crítica (ápice do projeto) e de como construir um caminho principal (linear) e os seus respectivos atalhos (não-lineares) em um Karrabirtd.

Este texto está licenciado sob uma licença Creative Commons Atribuição-CompartilhadaIgual 4.0 Internacional. Permissões além do escopo desta licença podem ser solicitadas a Shaba Piffer.

Depois de construir diversos Karrabirdts, pouco a pouco comecei a desenvolver um estilo próprio de criação. Ao ensinar a construir Karrabirdts durantes os cursos, fui criando pequenas soluções pedagógicas que foram se mostrando cada vez mais eficientes. Com isso, pretendo descrever alguns aspectos que tenho utilizado na construção de Karrabirts.

1. Categoria, Cronologia e Fases como Períodos Lineares

Considere que foi realizado um processo de “chuva de idéias” (brainstorm) para a listagem das tarefas do projeto (entre 24 e 48 tarefas) e que agora pretendemos classificar cada tarefa em sua respectiva fase (Sonhar, Planejar, Realizar ou Celebrar). Aqui já há um detalhe importante. Percebo que muitas pessoas tendem a confundir categoria com cronologia, ou seja, tendem a categorizar todas as tarefas de realização como estando na fase Realizar e assim sucessivamente para outras fases.

Mesmo considerando que um projeto Dragon Dreaming é algo não-linear, eu tenho trabalhado o conceito de tempo linear entre as fases de um projeto Dragon Dreaming como um recurso para a categorização das tarefas. Assim, considerando que cada fase está limitada um certo período de tempo, então a fase do Sonhar é um período de tempo seguido das fases (períodos) Planejar, Realizar e Celebrar.

Sendo a fase Sonhar o primeiro período do projeto, então ela contém as tarefas iniciais que preparam o projeto para a fase Planejar. Assim sucessivamente, a fase do Planejar contém tarefas que preparam o projeto para a fase Realizar. Finalmente, após a fase Realizar é iniciado o período da fase Celebrar que contém as tarefas finais do projeto.

Isso é apenas um recurso para facilitar o processo de categorização das tarefas. Ao final do processo, reforço que as fases e o projeto são paradoxalmente não-lineares.

2. A Tarefa Crítica

Para facilitar ainda mais o processo de categorização das tarefas, eu tenho sugerido a identificação da tarefa crítica do projeto com a pergunta geradora: “Qual tarefa é o ponto alto ou o clímax do projeto?”, ou seja, “Qual é a tarefa que atinge o objetivo do projeto?”. Por exemplo, para um projeto de realização de um evento é provável que haja a tarefa “Realizar Evento”.

Como a tarefa crítica do projeto tende a estar na fase Realizar, ela acaba se tornando um ótimo ponto de referência. Assim, fora as tarefas que estão imediatamente antes ou depois da tarefa crítica, a maioria das tarefas anteriores à tarefa crítica tendem a estar nas fases Sonhar e Planejar e a maioria das tarefas posteriores à tarefa crítica tendem a estar na fase Celebrar.

Com isso, caso haja dúvida na categorização de uma tarefa, ou seja, de que fase a tarefa esteja localizada, eu faço a pergunta: “Essa tarefa acontece antes ou depois da tarefa crítica?”. Se a tarefa acontece logo antes ou logo depois da tarefa crítica, ela tende a estar na fase Realizar. Se a tarefa acontece muito antes ela tende a estar na fase Sonhar. Se tarefa acontece um pouco antes, ela tende a estar na fase Planejar. Se a tarefa acontece um pouco depois, ela tende a estar na fase Celebrar.

Lembrando que os conceitos de muito ou pouco aqui abordados podem ser bem relativos e que variam de projeto para projeto. Neste sentido, utilizar o bom senso (feeling) é uma ótima solução.

3. Agrupando as Tarefas por Fases

Após a categorização das tarefas eu as agrupo por fases. Considerando que cada tarefa já foi escrita em um post-it, eu costumo colar todas as tarefas da fase Sonhar nas “bordas” (laterais) do espaço que ocupa a fase Sonhar no Karrabirdt de forma aleatória, sem preocupar-me com uma sequência lógica correta.

4. O Caminho Linear ou Principal

Depois que todas as tarefas estão agrupadas eu leio todas as tarefas categorizadas como Sonhar e faço a pergunta: “Qual é a primeira tarefa que acontece na fase do Sonhar? Ou seja, qual é a tarefa que representa o início do projeto?”. Então, ao identificar a tarefa, ela é posicionada no seu devido espaço no Karrabirdt. Em seguida é feito a pergunta, “Após a realização desta tarefa, qual é a tarefa que será realizada logo em seguida?”. Novamente, ao identificar a próxima tarefa, ela é posicionada no seu devido espaço no Karrabirdt. Isso é feito de forma sucessiva, tarefa por tarefa, passo a passo, fase por fase, de forma bem pragmática e linear.

A ideia aqui é criar um único caminho (trilha encantada) linear que contém todas as tarefas posicionadas dentro de uma ordem sequencial lógica, como se cada tarefa dependesse necessariamente da realização de uma tarefa anterior e que cada tarefa desencadeasse uma nova tarefa. Eu costumo chamar isso de projeto linear ou caminho linear ou caminho principal.

Para isso é necessário forçar um conceito abstrato de que o projeto é como uma linha de montagem e que cada tarefa possui o seu exato lugar dentro de uma sequência lógica hierárquica temporal, ou seja, por mais que uma tarefa possa acontecer ao mesmo tempo que outra, para o caminho principal é necessário decidir qual tarefa é realizada antes e qual tarefa é realizada depois, mesmo que isso não aconteça na prática. Neste momento as máximas do Dragon Dreaming “É importante, mas não importa” e “A perfeição é inimigo do bom” devem ser consideradas para que não se entre em parálise por análise. Em caso de dilema, decida qual tarefa vem antes da outra e pronto, avance. Com o tempo esse processo se torna cada vez mais leve e automático.

Depois de posicionar todas as tarefas da fase Sonhar, há um momento de celebração e as tarefas são conectadas com lápis para, no final, serem conectadas com uma caneta permanente (opcional). As tarefas são posicionadas de uma forma que as tarefas que acontecem antes estão mais acima das tarefas que acontecem depois no projeto. Como evito colocar tarefas em paralelo (lado a lado), tendo sempre a conectar uma linha diagonal descendente de uma tarefa para outra, dando assim, uma ideia de que o tempo está correndo para baixo (considerando que o Sonhar está no topo do Karrabirdt e que o Celebrar está na base do Karrabirdt).

Após concluir o posicionamento de todas as tarefas da fase do Sonhar, realizo o mesmo procedimento para o posicionamento das tarefas nas fases seguintes.

É claro que isso é apenas um recurso que ajuda a posicionar as tarefas no Karrabirdt, pois no final das contas, todo o projeto é não-linear.

5. Os Atalhos

Após a conclusão do caminho linear ou principal, para preservar a não-linearidade do projeto, eu começo o processo de identificação do que chamo de caminhos não-lineares ou simplesmente atalhos. Os atalhos são conexões não-lineares entre as tarefas que possibilitam a realização de mais de uma tarefa ao mesmo tempo ou que possibilitam que uma ou mais tarefas que estejam em uma posição posterior a uma certa tarefa possam ser executadas antes ou durante a execução dessa mesma tarefa dentro de uma mesma sequência lógica.

Para a identificação dos atalhos, deve ser verificado qual é o nível de dependência de uma tarefa em relação à outra. Existem dependências mais fortes e mais fracas. De uma certa forma, todas as tarefas dependem de alguma outra tarefa em um certo nível de dependência. No caso dos atalhos, caso não haja uma dependência crítica ou essencial de uma tarefa em relação à outra, então podemos “saltar” tarefas.

Durante um projeto Dragon Dreaming, devido a sua não-linearidade, podemos “realizar qualquer tarefa a qualquer momento” caso seja necessário ou estratégico para o bom andamento do projeto. Os atalhos são uma exacerbação disso, tornando explícito as alternativas mais prováveis que podem ser utilizadas pelo Time dos Sonhos durante o processo de realização do projeto. No final das contas, o caminho principal e os seus respectivos atalhos, assim como todo o projeto, podem mudar e isso sempre deve ser considerado.

Como podemos ver na Figura 1, o caminho principal está marcado na cor azul e os atalhos estão marcados na cor verde.

Figura 1: Karrabirdt do Projeto MutirArte (ENGA 2014) com o caminho principal e seus atalhos

Após a criação dos atalhos, ainda podem ser identificadas as outras Trilhas Encantadas do projeto, ao passo que, existe uma sugestão de marcar cada Trilha Encantada com uma cor diferente.

Para a identificação de algum atalho em relação a alguma tarefa específica eu faço a seguinte pergunta: “A realização dessa tarefa depende necessariamente da realização da tarefa anterior?”. Considerando que a tarefa anterior está imediatamente antes da tarefa que estamos analisando dentro do caminho principal. Se a resposta for sim, então não há um atalho. Se a resposta for não, então há um atalho. Porém, é necessário checar se a tarefa analisada também não depende da tarefa anterior à tarefa anterior checada.

Como exemplo, considere a Figura 2. O caminho principal está marcado na cor preta e os atalhos na cor vermelha. A tarefa 2 depende da tarefa 1, então não podemos conectar o início do projeto (círculo) diretamente na tarefa 2, pois é necessário realizar a tarefa 1 antes de começar a realização da tarefa 2. A tarefa 3 não depende da tarefa 2 e também não depende da tarefa 1, então podemos conectar o início diretamente à tarefa 3. Isso significa que a tarefa 3 pode ser iniciada antes mesmo de que as tarefas 1 e 2 tenham sido realizadas. A tarefa 4 não depende das tarefas 3 e 2, mas depende da tarefa 1, então podemos conectar diretamente a tarefa 1 à tarefa 4. Isso significa que a tarefa 4 pode ser iniciada logo após a realização da tarefa 1. A tarefa 5 depende da tarefa 4, então não podemos conectar nenhuma tarefa anterior à tarefa 4 diretamente à tarefa 5. A tarefa 6 não depende da tarefa 5, mas depende da tarefa 4, então podemos conectar a tarefa 4 diretamente à tarefa 6. A tarefa 7 depende da tarefa 6, então não podemos conectar nenhuma tarefa anterior à tarefa 6 diretamente à tarefa 7. E assim sucessivamente.

Figura 2: Fase do Sonhar de Karrabirdt fictício com o caminho principal e seus atalhos

Espero que com o exemplo anterior tenha ficado claro a respeito dos critérios que utilizo para a criação dos atalhos. Tenho notado que Karrabirdts criados dessa forma tem se mostrado muito mais funcionais e consistentes. Entretanto, deve-se sempre estar atento às não-linearidades do projeto.

Ouvi dizer em algum momento que um dos maiores desafios dos gerentes de projetos convencionais é saber priorizar as tarefas e direcionar as equipes de trabalho de um projeto para que ele aconteça dentro do menor tempo possível e para que todo o projeto não fique parado por causa de alguma tarefa que esteja bloqueada, impedindo assim, o início das tarefas seguintes. Tenho notado que os atalhos podem ajudar o Time dos Sonhos a decidir de forma mais ágil quais são os melhores caminhos que podem ser percorridos no decorrer do projeto de acordo com o contexto no qual o projeto se encontra. Assim, os atalhos são fragmentos de estratégias pré-definidas e cabe aos participantes do projeto decidir se essa estratégia é viável ou não dentro do seu respectivo contexto e realidade.

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Contribution Sheet #ShabaPiffer-01
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Another way to build Karrabirdts
By Shaba Piffer, Last Review: April 26, 2015
Translation by Shaba Piffer, April 26, 2015
Translation Revised by NAME, E-MAIL, Last Translation Review: April 26, 2015
Original Title: Um outro modo de construir Karrabirdts
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ABSTRACT: Suggestions on how to make the process of categorization of simpler tasks and goal from the critical task of identification (project apex) and how to build a main path (linear) and their respective shortcuts (non-linear) in a Karrabirtd.

This text is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International license. Permissions beyond the scope of this license may be required to Shaba Piffer.

After building several Karrabirdts, little by little I began to develop my own style of creation. To teach how to build Karrabirdts during the courses, I was creating small pedagogical solutions that were proving increasingly effective. With that, I intent to describe some aspects that I have used in the building of Karrabirts.

1. Category, Chronology and Phases like Linear Periods

Consider that was carried out a process of brainstorming to list the project tasks (between 24 and 48 tasks) and now we want to classify each task in its respective phase (Dreaming, Planning, Doing or Celebrating). Here there is already an important detail. I noticed that many people tend to confuse category with chronology, in other words, they tend to categorize all doing tasks as being in the Doing phase and so on for the other phases..

Even considering a Dragon Dreaming project is something nonlinear, I’ve been working the concept of linear time between phases of a Dragon Dreaming project as a resource for the categorization of tasks. Considering that each phase is limited a certain period of time, then the phase of the Dreaming is a period of time followed by phases (periods) Planning, Doing and Celebrating.

Being the phase Dreaming the first period of the project, then it contains the initial tasks that prepare the project for the Planning phase. So on the Planning phase contains tasks that prepare the project for the Doing phase. Finally, after the Doing phase starts the period of Celebrating phase containing the final tasks of the project.

This is only a resource to facilitate the process of tasks categorization. At the end of the process, I reinforcement that the phases and the project are paradoxically nonlinear.

2. The Critical Task

To further facilitate the tasks categorization process, I have suggested to identify the critical task of the project with generating question: “What task is the high point or the climax of the project?”, that is, “What is the task that achieve the goal of the project?”. For example, for a project of an event realization is likely to be the “Realize Event” task.

As the critical task of the project tends to be in the Doing phase, it turns out to be a great reference point. So, out the tasks immediately before or after the critical task, most of the previous tasks to the critical task tend to be in the Dreaming and Planning phase and most subsequent tasks to the critical task tend to be in Celebrating phase.

Thus, if there is doubt in the categorization of a task, that is, what phase the task is located, I ask the question: “Does this task happen before or after the critical task?”. If the task takes place just before or just after the critical task, it tends to be in the Doing stage. If the task happens long before it tends to be in the Dreaming phase. If a task takes place a little earlier, it tends to be in the Planning phase. If the task happens a little later, it tends to be in Celebrating phase.

Remembering that the concepts of much or little discussed here can be quite relative and varying from project to project. In this sense, using the common sense (feeling) is a great solution.

3. Grouping Tasks by Phases

After the categorization of the tasks I group then in phases. Considering that each task has already been written in a post-it, I usually stick all the tasks of the Dreaming phase in the “edges” (sides) of the space it occupies in the Dreaming phase in the Karrabirdt randomly, without worrying about a logical correct sequence.

4. The Linear or Main Line

After all tasks are grouped I read all the tasks categorized as Dreaming and I ask the question: “What is the first task that happens at the Dreaming phase? That is, what is the task that represents the beginning of the project?”. Then, to identify the task, it is placed in its proper Karrabirdt space. Next is asked the question, “After performing this task, which is the task to be performed right next?”. Again, to identify the next task, it is placed in its proper Karrabirdt space. This is done successively, task by task, step by step, phase by phase, in a very well pragmatic and linear way.

The idea here is to create a single linear line (song line) that contains all the tasks placed within a sequential logical order, as if each task necessarily depended on the completion of a previous task and that each task would start a new task. I usually call this linear project or linear line or main line.

For this it is necessary to force an abstract concept that the project is like an assembly line and that each task has its exact place within a temporal hierarchical logical sequence, that is, by more than one task can happen in the same time that other, in the main line you need to decide which task is performed before and which task is performed later, even if it does not happen in practice. At this time the Dragon Dreaming maxims “it is important, but doesn’t matter” and “the perfection is the enemy of good” should be considered so as not to come into paralysis by analysis. In case of dilemma, decide which task comes before the other and ready, go on. Over time this process becomes increasingly lighter and automatic.

After placing all the tasks of the Dreaming phase, there is a time of celebration and the tasks are connected with pencil to ultimately be connected with a permanent marker (optional). The tasks are positioned in such way that the tasks are occurring before are above the tasks which come after in the project. How do I avoid putting tasks in parallel (side by side), I always tend to connect a downward diagonal line from one task to another, creating thus, an idea that time is running down (assuming the Dreaming is on top of Karrabirdt and Celebrating is on bottom of the Karrabirdt).

After completing the placement of all tasks of the Dreaming phase, I realize the same procedure to positioning of the tasks in the following phases.

Of course, this is just one feature that helps position the tasks in Karrabirdt because in the end, the entire project is non-linear.

5. Shortcuts

Upon completion of the linear or main line, to preserve the non-linearity of the project, I start the identification process of what I call non-linear lines or simply shortcuts. Shortcuts are non-linear connections between tasks that allow performing more than one task at the same time or that enable one or more tasks that are in a posterior position to a certain task can be performed before or during the execution of that task within a logical sequence.

For the identification of shortcuts, should be checked which is the level of dependency of a task to the other. There are stronger and weaker dependencies. In a way, all tasks depend on some other task in a certain level of dependence. In the case of the shortcuts, if there is no critical or essential dependence of a task relative to each other, then we can “jump” tasks.

During a Dragon Dreaming project, due to its nonlinearity, we can “perform any task at any time” if is necessary or strategic to the well running of the project. Shortcuts are an exacerbation of it, making explicit the most likely alternatives that can be used by the Dream Team during the project realization process. In the end, the main line and their respective shortcuts, as well as the entire project, can change and this should always be considered.

As we can see in Figure 1, the main line is marked in blue and the shortcuts are marked in green.

Figure 1: Karrabirdt the MutirArte Project (ENGA 2014) with the main line and its shortcuts

After creating the shortcuts, can be identified other Song Lines of the project, whereas, there is a suggestion to mark each Song Line with a different color.

For the identification of any shortcut for some specific task I make the following question: “The completion of this task necessarily dependent of the achievement of the previous task?”. Considering the previous task is immediately before the task that we are analyzing in the main line. If the answer is yes, then there is no shortcut. If the answer is no, then there is a shortcut. However, it is necessary to check if the analyzed task also does not depend on the previous task of the checked previous task.

As an example, consider Figure 2. The main line is marked in black and the shortcuts in red. The task 2 depends on the task 1, then we can not connect the beginning of the project (circle) directly in task 2, it is necessary to achieve the task 1 before starting to perform the task 2. The task 3 doesn’t depend of the task 2 and also it doesn’t dependent on task 1, then we can connect the begin directly to the task 3. This means that the task 3 can be initiated even before the tasks 1 and 2 have been achieved. The task 4 doesn’t depend on the tasks 3 and 2, but depends on the task 1, then we can connect directly the task 1 to task 4. This means that the task 4 can be initiated immediately after the achievement of the task 1. The task 5 depends on the task 4, then we can not connect any previous task of task 4 directly to the task 5. The task 6 doesn’t depend of the task 5, but it depends on the task 4, then we can connect the task 4 directly to the task 6. The task 7 depends on the task 6, so we can not connect any previous task of the task 6 directly to the task 7. And so on.

Figure 2: Dreaming phase of fictitious Karrabirdt with the main line and its shortcuts

I hope that with the previous example has been clear about the criteria that I use to create the shortcuts. I have noticed that Karrabirdts created in this way has been much more functional and consistent. However, one should always be aware of the nonlinearities of the project.

I heard at some moment that one of the biggest challenges of conventional project managers is knowing how to prioritize tasks and directing work teams of a project for it to happen within the shortest possible time and for the entire project does not get stopped because a task that is blocked, thereby preventing, the beginning of the following tasks. I have noticed that shortcuts can help the Dream Team to decide in a more agile way what are the best ways that can be covered during the project according to the context in which the project is located. Thus, the shortcuts are predefined strategies fragments and it is up to the project participants to decide whether this strategy is viable or not within their respective context and reality.